De uitdagingen, mogelijke oplossingen en borging bij het werven van vrijwilligers voor gymnastiekverenigingen
1. Vrijwilligers
In dit artikel worden de belangrijke aspecten om succesvol vrijwilligers te kunnen werven beschreven in vijf delen:
Zichtbaarheid
Maak kenbaar dat de vereniging op zoek is naar vrijwilligers. Om vrijwilligers te kunnen werven moet je natuurlijk eerst kenbaar maken dat je mensen zoekt. Dit klinkt simpeler dan het is. In de praktijk blijken veel leden van de verenging niet te weten dat de vereniging op zoek is naar vrijwilligers, laat staan welke taken beschikbaar zijn en wie daar het aanspreekpunt voor is.Als je een schatting zou maken, hoeveel procent van jullie leden (en ouders) van de vereniging zouden dan eigenlijk weten welke vrijwilligerstaken er beschikbaar zijn bij de vereniging? Het is als vereniging/bestuur goed om af en toe aan een aantal leden te vragen of ze weten waar ze informatie over vrijwilligerstaken kunnen vinden. En als je dan toch bezig bent, vraag meteen naar de interesses van het betreffende lid/ouder. Misschien past het wel bij één van de openstaande taken van de vereniging! 🙂
Persoonlijke benadering
Over het algemeen weten bestuursleden van verenigingen dat een persoonlijke aanpak het beste werkt. De methoden die daar geschikt voor zijn verschillen erg per sport. Binnen het turnen loop je al snel tegen een aantal uitdagingen aan bij het werven van vrijwilligers:
-
Weinig 12+ / volwassenleden:
Bij de gemiddelde gymnastiekvereniging zie je gemiddeld meer jeugdleden dan volwassenleden. Over het algemeen is het lastig om de 12+ doelgroep aan de vereniging te (blijven) binden. Hierdoor ben je meer afhankelijk van de ouders van de jeugdleden als het aan komt op de werving van vrijwilligers. Het is daarom als vereniging belangrijk om ouders bij de gymnastiekvereniging te betrekken.
-
Geen (eigen) kantine of clubhuis:
De meeste gymnastiekverenigingen zullen geen kantine of clubhuis hebben. Als er wel een kantine in de accommodatie beschikbaar is, is dit meestal van een externe partij, die niet altijd binding heeft met de vereniging. Daarmee kan het als vereniging lastiger zijn om activiteiten te organiseren en/of een ruimte te creëren waar mensen kunnen socializen rondom de lessen. We zien bij de gymsport dat leden (en ouders) meestal na een training direct naar huis gaan. Voor een gymnastiekvereniging is het daarom zoeken hoe je de leden kunt binden aan de vereniging.
-
Ouders mogen niet altijd kijken:
Bij sommige gymnastiekverenigingen en met name bij selectiegroepen komt het voor dat ouders niet of gedeeltelijk mogen kijken bij trainingen van hun kind. Verenigingen hebben hier vaak goede onderbouwingen voor. Wel is het goed om ervan bewust te zijn dat je hierdoor als vereniging moeilijker contact maakt met de ouders van leden, lees: potentiele vrijwilligers.
Heeft jullie gymnastiekvereniging een vrijwilligerstekort? Kijk eerst naar de randvoorwaarden zoals zichtbaarheid voordat je begint met het uitvoeren van een wervingsactie.
2. Wervingsstappen en aandachtspunten
Iedere keer bekijk je bij de vereniging welke vrijwilligerstaken er nodig zijn, bepaal je welke wervingsmethoden je gaat gebruiken en vervolgens koppel je daar doelstellingen aan. In dit deel van het artikel gaan we in op de wervingsstappen en aandachtspunten bij de werving van vrijwilligers.
Samenwerking binnen de club
Vorm een ontwikkelingsgroep met betrokken mensen van de vereniging. Dit kunnen bestuursleden of trainers zijn, maar betrek ook zeker andere vrijwilligers of leden/ouders van leden die nog geen vrijwilliger zijn. Zorg dat dit met meerdere mensen van de vereniging gedaan wordt. Met een groep is vrijwilligers werven leuker, gezelliger en zal meer motivatie geven om door te zetten. Een persoon kan wel als vrijwilligerscoordinator fungeren. Maar dat betekent niet dat hij/zij ook het wervingsproces alleen moet uitvoeren.
Inventarisatie
Breng eerst alle taken binnen de vereniging in kaart. Beschrijf vervolgens wat de taken inhouden en hoe lang de taken duren. Zijn de taken structureel of incidenteel? Bekijk vervolgens welke taken er al zijn ingevuld en welke taken er nog nodig zijn. Tevens is het goed om per taak te bedenken waarom de taak zo belangrijk is voor de vereniging. In de praktijk zijn er maar weinig verenigingen die goed over de “waarom” vraag nadenken. Toch is dit wel een belangrijke vraag om te stellen om op een succesvolle wijze vrijwilligers te werven.Een paar vragen die je kunt stellen om het belang van een vrijwilligerstaak helder te krijgen:
- Is de vrijwilligerstaak echt nodig?
- Welke vrijwilligerstaken kunnen we eventueel weghalen of anders invullen (door bijvoorbeeld meerdere personen)?
- Waarom is dit een belangrijke taak voor de verenging (en/of de leden)?
Door eerst het nut van de taak te benoemen kun je een potentiële vrijwilligers beter overtuigen om de taak uit te gaan voeren dan de vrijwilliger alleen te vragen om de taak uit te voeren. En zelfs nog beter, het benoemen van de voordelen van de vrijwilligers zelf “what’s in it for me?”.
Voorbeeld
Bij welke benaderingswijze zou jij eerder toezeggen voor een vrijwilligerstaak?
1. “We zoeken een jurylid. Zou jij een juryopleiding willen volgen en bij de volgende wedstrijden willen jureren?
2. “Ik heb gezien dat je veel interesse hebt in de wedstrijdcijfers van je dochter. Wist je dat je met een juryopleiding een stuk beter weet hoe de turnoefeningen in elkaar zitten en hoe het puntensysteem werkt? Zou je het leuk vinden om eens mee te lopen met een van onze juryleden?
Na het meelopen (een kleine eenmalige taak) kun je vragen of de potentiële vrijwilliger een juryopleiding wilt volgen en aangeven dat de vereniging dit stimuleert. Je merkt dat het wervingsproces met deze aanpak uitgebreider wordt. Toch werkt deze aanpak op langer termijn een stuk effectiever om vrijwilligers te werven en verkleint het de kans op uitval. De vrijwilliger wordt tijdens het gehele proces namelijk veel meer gestimuleerd om de taak uit te voeren en is zich bewust van het belang van de taak.
Spread the word
Vaak is de doelstelling van een vereniging het invullen van een x aantal vrijwilligerstaken. Wat mij betreft is dat eerder een subdoelstelling omdat je met deze doelstelling slechts taken voor de korte termijn oplost. Door je als vereniging als doel te nemen dat alle leden weten dat er van de vereniging verwacht wordt dat je als lid iets voor de verenging doet, werk je aan een verandering voor de langere termijn. Dan kun je er daarna op focussen dat iedereen ook daadwerkelijk iets bijdraagt (ongeacht de grote van de taak). Voor veel verenigingen kan dit ook de stip op de horizon zijn.
3. Wervingsvoorbeelden
Je kunt op heel veel manieren zichtbaar maken dat je als vereniging verwacht dat leden een steentje bijdragen en van daaruit vrijwilligers werven.
Een aantal voorbeelden:
- Website
- Social media
- WhatsApp groepen van de vereniging
- Flyers/posters
- Tijdens lessen
- Inschrijfformulier
- Nieuwsbrief
- Startbijeenkomst
- Evenementen
- Kijklessen/mee doe lessen.
Een aantal voorbeelden zullen we toelichten:
Website
Maak op de site van de vereniging een pagina met beschrijvingen over vrijwilligers(beleid) binnen de vereniging.
Social media
Gebruik Social Media om de wervingsacties te promoten en promoot ook de taken die uitgevoerd worden door de huidige vrijwilligers.
De mail is tegenwoordig een minder effectieve manier om vrijwilligers te werven maar wel één die weinig tijd kost en een groot bereik heeft. Het kan vooral geschikt zijn om de wervingsacties aan te kondigen.
Tijdens lessen:
Betrek trainers ook bij de werving van vrijwilligers. Trainers zien de leden (en ouders) het vaakst. Uiteraard heeft een trainer niet altijd tijd om daar tijdens de les mee bezig te zijn maar bespreek met de trainers het belang van vrijwilligers(werving) en bekijk samen wat een goede bijdrage vanuit de trainer kan zijn.
Inschrijfformulier:
Bij het begeleiden van meerdere gymnastiekverenigingen valt het ons op dat op het inschrijfformulier voor leden meestal geen informatie over vrijwilligerstaken of beleid staat. Omdat dit een van de eerste contactmomenten is, is het een mooi moment om ook info over de vereniging en de verwachtingen t.a.v. vrijwilligerstaken mee te geven. Als je een online inschrijfformulier hebt kun je ook overwegen om sommige vragen verplicht te maken om in te laten vullen. Uiteraard wil je een nieuwe lid niet meteen overvallen met je beschikbare vrijwilligerstaken maar het informeren over het beleid is een goed begin.
Nieuwsbrief:
De nieuwsbrief van de vereniging is een mooi middel om de huidige vrijwilligers in het zonnetje te zetten en te laten zien dat de vereniging de vrijwilligers waardeert. Hiermee laat je indirect meer waardering zien aan de huidige vrijwilligers.
Startbijeenkomst
Aan het begin van het schooljaar starten verenigingen met de lessen vaak zonder extra info aan de leden te geven. Het organiseren van een startbijeenkomst is een ideaal moment om ouders van leden te informeren over de veranderingen binnen de vereniging (nieuwe trainers, nieuwe doelstellingen, extra evenementen etc.) en te betrekken bij de vereniging.
Evenementen
In de praktijk blijken ouders van leden vaak wel te willen helpen tijdens evenementen. Deze taken zijn vaak specifiek en eenmalig. Evenementen kunnen een mooi moment zijn om ouders te enthousiasmeren en te betrekken bij de verenging. Tevens kun je als verenging de potentiële vrijwilliger beter leren kennen wat kan helpen bij het wervingsproces.
Kijklessen/mee doe lessen
Zoals we in deel 1 beschreven mogen ouders bij verenigingen niet altijd kijken tijdens de lessen. Kijklessen/mee doe lessen zijn dan een goed moment om ouders uit te nodigen om te laten zien wat de kinderen hebben geleerd. Meteen een mooi moment om te socializen met de ouders en ze te informeren over het vrijwilligersbeleid van de vereniging. De voorkeur gaat uit naar een mee doe les zodat de ouders ook daadwerkelijk al in beweging komen en actief deelnemen aan een les van de vereniging.
4. De benadering
In dit deel gaan we in op de benaderingswijze naar vrijwilligers toe om vrijwilligers te werven en hoe een vereniging kan werken aan vrijwilligersbehoud.
Persoonlijk benaderen
De meeste mensen weten dat persoonlijk benaderen het allerbeste werkt. Toch zijn er een paar handige methoden die je kunt toepassen om de kans te vergroten dat iemand ja zegt om de vereniging te helpen.
De “empowerment” aanpak
De hersenen van mensen worden geactiveerd op het moment dat ze positieve feedback ontvangen. Het kan dus bijdragen door eerst iemand een compliment te geven voordat je direct ingaat op de vrijwilligerswerving. bijvoorbeeld. “ik zie dat je goed met kinderen om kunt gaan, zou je het niet leuk vinden om te assisteren bij lessen van de vereniging?”.
De “wil je ons helpen?” aanpak
Mensen staan vaak open om iemand te helpen als iemand daar om vraagt zonder dat het duidelijk is wat de hulpvraag precies is. Tevens is het een mooie opening om een potentiële vrijwilligers te informeren over de verenging.
De “wederkerigheid” aanpak
Vanuit verschillende theorieën is bewezen dat je als persoon graag iets terug doet voor iemand die iets voor jou heeft gedaan/ of iets aan jou heeft gegeven. Als vereniging kun je deze manier op verschillende manieren benutten. Dan kan door iets voor een lid te doen of door een lid/ouder een kleinigheidje te geven. Vanuit de theorieën blijkt de grootte van de attentie weinig uit te maken. Geef een nieuw lid dus een pen (met een logo van de vereniging erop) of een ander welkomst attentie.
De “gemeenschappelijk” aanpak
Mensen blijken meer vertrouwen in anderen te hebben op het moment dat er gemeenschappelijke overeenkomsten zijn tussen de personen. Het kan dus handig zijn om in een gesprek iets gemeenschappelijks te benoemen. Bijvoorbeeld: “mijn kind zit ook op turnen bij de vereniging”.
De “koetjes en kalfjes” aanpak
Als Nederlander zijn we vaak erg direct. Zo ook als we op zoek zijn naar vrijwilligers. De nood is vaak hoog en we willen snel weten of iemand een taak voor de vereniging kan invullen. Het is juist effectief (en heel gezellig) om eerst een praatje te maken en te vragen naar de interesses van de potentiële vrijwilliger.
Eigenaarschap creëren
Probeer leden (en ouders) vooral mee te laten denken over de verenging i.p.v. enkel te vragen of iemand een vrijwilligerstaak in te laten vullen. Op het moment dat mensen zelf ideeën of oplossingen verzinnen is de kans een stuk groter dat diegene bereid is om te helpen bij de uitvoering van het idee.
Positiviteit
Breng het vooral positief. Wanneer zou jij eerder een vrijwilligerstaak oppakken? Als iemand aangeeft hoe zwaar het is om penningmeester te zijn of wanneer iemand zegt; “wist je dat er binnenkort een functie als penningmeester vrij komt? Met jouw financiële kennis kunnen we jouw expertise goed gebruiken. Zou je ons hiermee willen helpen?”
Gezelligheid
Maak het vrijwilliger zijn gezellig bij de vereniging. Laat mensen vrijwilligers taken samen uitvoeren, dit zorgt voor meer verbinding met elkaar.
5. Borgen van vrijwilligers: follow-up, begeleiden en waardering
Als er vrijwilligers gevonden zijn wil je deze natuurlijk zo lang mogelijk behouden. In de praktijk merken we dat verenigingen vooral inzetten op het werven van vrijwilligers i.p.v. het behouden van vrijwilliger. Terwijl het werven van vrijwilligers meestal veel meer energie kost. Als vereniging zijn er een aantal aandachtspunten die hieraan kunnen bijdragen:
Follow-up
Op het moment dat iemand toegezegd heeft om een vrijwilligerstaak op te pakken. Is het belangrijk om zo snel mogelijk de vrijwilliger te informeren en instrueren over de taak. Het is belangrijk om binnen 1-2 weken contact op te nemen met de nieuwe vrijwilliger. We hebben vaak genoeg gezien dat een vereniging na een succesvolle wervingsactie een potentieel bestuurslid gevonden had en pas na 2 of 3 maanden contact opnam met het potentiële bestuurslid. Diegene is dan meestal weer vergeten dat hij/zij zich opgegeven heeft als vrijwilliger. Zonde dus!
Begeleiding:
Probeer als vereniging een nieuwe vrijwilliger zo goed mogelijk te begeleiden. Laat de vrijwilliger het liefst eerst meelopen met iemand die ervaring heeft met de taken. Wijs een contactpersoon toe aan de vrijwilliger en vraag regelmatig hoe het gaat.
Exitgesprek:
Het kan natuurlijk altijd voor komen dat een vrijwilliger stopt bij de vereniging. Het is als vereniging erg belangrijk om te weten wat de reden is dat de vrijwilliger stopt. Als vereniging kun je met behulp van deze feedback veel beter inspelen op het behoud van de vrijwilligers. Het is nogal een verschil of een vrijwilliger stopt omdat hij/zij gaat verhuizen of dat hij/zij teveel taken gekregen heeft en daardoor overbelast en gedemotiveerd is geworden.
Waardering:
Vrijwilliger zijn is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Waardering is dan ook heel erg belangrijk om vrijwilligers te kunnen binden en behouden. Probeer hier als vereniging in te blijven investeren.
Kun je meer gratis tools gebruiken als bestuurslid? Bekijk dan onze downloadpagina. Wil je graag met andere bestuursleden sparren? Word dan lid van het Beter Turnen Platform.
