Toen er in de afgelopen jaren in ons district steeds minder wedstrijden werden georganiseerd voor de laagste divisies, begon ik zelf met het organiseren van een onderlinge turnwedstrijd om mijn D2/5e divisie turnsters toch wat meer te bieden. Soms deed ik dit alleen, andere keren met trainster van andere vereniging. Ook heb ik een aantal jaren de clubkampioenschappen van de vereniging georganiseerd.
Tips en tricks bij het organiseren van een turnwedstrijd!
Een turnwedstrijd organiseren vond ik altijd erg leuk en gaf naderhand ook veel voldoening. En met een paar handige tips, weet ik zeker dat het organiseren van wedstrijden ook niet zo’n hele grote taak hoeft te zijn. Vandaar in deze blog een paar tips en tricks bij het organiseren van een (onderlinge) turnwedstrijd*.
Hoe organiseer je een turnwedstrijd?
1. Begin op tijd
Dit klinkt misschien heel logisch, maar in de praktijk merkte ik dat de organisatie soms toch te laat wordt opgestart. Je maakt het jezelf dan onnodig lastig en het kost aan het einde veel meer tijd. Zorg dat je aan het begin van het seizoen al een datum en zaal hebt. Zo kun je meteen al hulp vragen en juryleden gaan regelen!
2. Bewaar je documenten
De eerste keer iets organiseren is altijd meer werk. Doe je het de eerste keer goed en pas je meteen aan, dan kun je daarna wel elk jaar op die documenten teren. Inschrijvingen liet ik meestal online lopen via een Google Form dat ik elk jaar makkelijk kon aanpassen. Ook had ik de teltafelbestanden altijd zo gemaakt omdat die een keer door iemand in elkaar waren gezet en ik de jaren erna alleen de namen aanpaste. Dit gold ook voor de tijdsindeling en de deelnemerslijst.
3. Wees flexibel
Bij het organiseren van een turnwedstrijd moet je flexibel zijn, zowel in je voorbereiding als op de dag zelf. Er vallen turnsters af en er komen turnsters bij, vaak ook net als jij je hele indeling al af hebt. Dat is balen, maar probeer het niet groter te maken dan het is. Vaak is het ook zo opgelost! Ik heb altijd gepleit voor een relaxte sfeer tijdens die onderlinge wedstrijden. Dan kan er ook veel makkelijker iets opgelost worden. Is er bijvoorbeeld een turnster die helemaal de kluts kwijtraakt bij haar vloeroefening, laat haar die oefening nog eens opnieuw doen. Dit zijn juist wedstrijden waar dat moet kunnen, vind ik! En hoe fijn is het als het daarna wel lukt 😊
4. Werk met deadlines
Ook al is het goed flexibel te zijn, het is ook handig voor jezelf om met deadlines te werken. Hiermee bedoel ik dat inschrijvingen voor een bepaalde tijd binnen moeten zijn en jij als organisatie de indeling ook op tijd bekend maakt. Verder is het handig bij inschrijfgeld, dit voor een bepaalde tijd te incasseren zodat je een zekerheid hebt dat deelnemers meedoen. Als het te vrijblijvend is, zijn er ook genoeg die makkelijker afzeggen en dat is jammer als je ergens veel tijd in hebt gestoken!
5. Gebruik alle aangeboden hulp
Heb je veel ouders die graag willen helpen? Probeer ze dan altijd in te zetten, hoe klein de taak ook. Het is jammer als ouders hun hulp aanbieden en je er vervolgens geen gebruik van maakt. Er bestaat een grote kans dat ze de volgende keer zich niet meer opgeven, vooral als het vaker gebeurt.
6. “Digitaal betalen”
Vaak weten nieuwe ouders niet dat er entreegeld gevraagd wordt en hebben ze geen contant geld bij om entree te betalen. De vereniging had een pinautomaatje (van SumUp) gekocht dat super werkte tijdens dit soort evenementen en het geld kwam meteen op de rekening van de vereniging. Omdat dit apparaatje alleen niet altijd beschikbaar was, heb ik de laatste keer met Tikkies gewerkt. Er is een optie om QR-codes te maken en deze uit te printen. Door een aantal vaste bedragen via een QR-code beschikbaar te hebben en een QR-code om het bedrag zelf aan te passen, konden mensen ook digitaal betalen.
7. Keep it simple
Uiteindelijk organiseer je deze wedstrijdjes voor de turnsters. Alhoewel het superleuk is om een loterij te hebben en een goodybag voor de turnsters, het is niet per se noodzakelijk voor een leuke ervaring. Ook jurymeisjes zijn superleuk, maar veel geregel. Houd het dus simpel. Zorg voor medailles en een diploma. En zorg voor bedankjes voor de vrijwilligers en juryleden. Zorg dat er wat lekkers is en een lunch voor juryleden en vrijwilligers die er de hele dag zijn en houd het daar dan bij. Ook voor het jureren en de muziek, maak het jezelf zo makkelijk mogelijk. Speel muziek bijvoorbeeld gewoon af via de laptop en zorg dat je deze van tevoren al hebt klaargezet. D-scores, mocht je ze willen laten zien, kun je ook prima op een klein whiteboard laten schrijven!
8. Maak geen foto’s
Eigenlijk valt dit onder het kopje “Keep it simple” maar ik noem het toch apart. Vanwege de AVG, kun je niet zomaar foto’s laten maken. Buiten dat het extra werk kost een fotograaf te zoeken, kost het ook meer werk om te regelen dat alleen die turnsters op de foto komen die dat mogen. Bij het inschrijven heb ik de laatste keer wel toestemming gevraagd aan de trainers om namen van turnsters onderling te delen. Maar we hebben niets online gezet. Ook op de dag zelf hebben we gevraagd aan ouders om aan te geven of ze er problemen mee hadden als scorelijsten onder de trainers werden verdeeld. We hebben daarnaast benoemd dat foto’s alleen voor privédoeleinden mochten worden gebruikt. Zo hebben we volgens mij de belangrijkste zaken gedekt!
9. Gebruik je netwerk
Als je een turnwedstrijd al een paar keer hebt georganiseerd en je ouders al wat beter kent, maak dan gebruik van de kennis die zij hebben. Ik benaderde sommige ouders op een gegeven moment persoonlijk omdat ik precies wist wat zij voor mij wilden en konden doen. Hen kun je dan persoonlijk benaderen. Zo had ik een ouder die het printwerk voor mij wilde doen en een ouder die de bedankjes voor zijn rekening wilde nemen. Ook was er een ouder die ik altijd kon inzetten voor de catering en mijn broertje kon ik altijd vragen om een diploma te ontwerpen. Het vervelendste vond ik het regelen van de juryleden, maar een collega-trainster jureerde zelf veel en had alle contacten. Haar vroeg ik dan ook om haar netwerk te gebruiken om juryleden te regelen! Samen is het dan zo geregeld.
Dus, wil je volgend turnseizoen een turnwedstrijdje organiseren dan heb je nu een aantal tips en tricks die het zeker weten tot een succes gaan maken. Heb je al ervaring met het organiseren van een turnwedstrijd? Laat het me weten in de opmerkingen.
* De officiële wedstrijden van de KNGU vergen een grotere tijdsinvestering en dienen volgens bepaalde regels te gebeuren. Ook hier heb ik ervaring mee, maar staat in deze blog niet centraal.
