Turntrainers vinden, tips en stappenplan voor de turnvereniging

Turntrainers vinden. De kans is groot dat jullie vereniging op zoek is naar extra turntrainers en/of assistenten. Het tekort aan turntrainers in Nederland (en België) is namelijk enorm. Voor de vereniging is het werven van trainers (meestal) een structurele en terugkomende taak. Door het wervingsproces goed te doorlopen is het mogelijk om efficiënt trainers te werven. Wanneer je dit goed onder de knie hebt en ook veel investeert in trainersbehoud, is het zelfs mogelijk om op den duur een overschot aan trainers te krijgen. In dit artikel delen we een aantal tips en een stappenplan om meer trainers te krijgen en te behouden.

Verenigingstest

Voordat je het hele artikel leest is het verstandig om eerst de verenigingstest te doen.

De scorekaart is gratis te downloaden. Gebruik deze scorekaart om te toetsen hoe goed de vereniging momenteel is in trainerswerving en behoud en ga vervolgens aan de slag.

1. Beginsituatie

Om aan de slag te gaan met het werven & behouden van technisch kader helpt het om te starten met het maken van een inventarisatie van de vereniging. Door in de eerste instantie de vereniging te analyseren wordt het later gemakkelijker om gerichte doelen te stellen om (nieuwe) trainers & assistenten te werven en te behouden.

Onderstaande punten kun je gebruiken de beginsituatie van de vereniging snel te schetsen:

1.1. Breng in kaart hoeveel leden, lesgroepen, trainers en assistenten jullie vereniging heeft.

Wanneer je weet hoeveel leden, trainers assistenten en lesgroepen je hebt kun je straks goed inschatten hoeveel trainers en assistenten je nodig hebt voor de lessen van de vereniging.

1.2. Breng in kaart hoe de vergoedingen voor trainers & assistenten zijn geregeld en hoeveel budget er gespendeerd wordt aan technisch kader.

1.2.a Krijgen de trainers een vrijwilligersvergoeding en/of hebben ze een contract?

Door dit in kaart te brengen ben je sneller op de hoogte van de kosten van nieuwe turntrainers.

1.2.b. Heeft de vereniging een vast model voor vergoedingen?

Het is verstandig om een vast model te hanteren voor de vergoedingen van assistenten en trainers. Dat kun je ook gemakkelijker communiceren in een vacature.

1.2.c. Is het vergoedingsmodel van de vereniging bekend bij alle trainers & assistenten?

Het is voor de turntrainers van de verenging prettig als ze weten of het mogelijk is om bij de vereniging te kunnen groeien.

1.2.d. Hoeveel budget spendeert de vereniging jaarlijks aan trainers/assistenten?

Zorg ervoor dat je als verenging op de hoogte bent hiervan. En nog beter als je weet hoeveel impact dit heeft op de begroting van de vereniging.

1.2.e. Krijgen trainers & assistenten (jaarlijkse) verhogingen?

Het voordeel van een verhoging is dat het automatisch zorgt voor meer waardering en een vaste beloning. Daarnaast hechten sommige trainers veel waarde aan groei. Ook al zetten veel trainers zich vrijwilliger in. Een financiële beloning is soms net het zetje om een trainer een paar jaar langer bij de club te houden.

1.2.f. Zijn trainers & assistenten op de hoogte van de mogelijke groei bij de vereniging?

Kunnen trainers eventueel ook andere taken uitvoeren bij de vereniging? Door meer taken aan te bieden wordt een vacature een stuk interessanter voor trainers.

1.3. Verloop van turntrainers en assistenten bij de vereniging

1.3.a. Hoe lang zijn trainers en assistenten gemiddeld verbonden aan de vereniging?

De meeste bestuurders denken hier niet over na. Maar als je weet dat het gemiddelde op één jaar ligt weet je dat je een hoop te verbeteren hebt.

1.3.b. Hoeveel trainers en assistenten vertrekken er gemiddeld per jaar?

Zo weet je hoeveel kader er vertrekt ten opzichte van het totale technische kader.

1.3.c. Hoeveel trainers en assistenten zijn er afgelopen turnseizoen vertrokken?

Hiermee kun je het afgelopen jaar vergelijken ten opzichte van het gemiddelde.

1.4. Beleid van de vereniging

Een (technisch)beleidsplan schetst de koers, de doelstellingen van de vereniging of stichting, en de manier waarop je die doelstellingen wilt bereiken.

1.4.1. Wat moet er in een algemeen beleidsplan staan?

In een beleidsplan moet een antwoord gegeven worden op de volgende vragen:
– Wat willen we? Welke doelstellingen streven we na.
– Hoe willen we dat bereiken? Welke middelen moeten we daarvoor inzetten. Het gaat hier niet alleen om de financiële middelen, maar ook om bijvoorbeeld vrijwilligers.
– Wanneer willen we dat bereiken?

Het technisch beleid komt voort uit het algemene beleidsplan. Het trainersteam voert het technisch beleid uit. De trainers voeren het technische beleid uit en hebben de rol van uitvoerder binnen dit framewerk. Veel besturen van verenigingen vergeten het trainersteam te betrekken bij het formuleren van het technisch beleid. Wanneer trainers betrokken worden bij het opstellen van beleid, ontstaat er meer “eigenaarschap” bij de trainers en is de kans groter dat ze het beleid nastreven bij de uitvoering ervan.

1.4.2 A4’tje als beleidsplan

Het is belangrijk om te weten dat beleidsplannen niet een groot boekwerk hoeven te zijn. Een A4’tje of een paar pagina’s met de belangrijkste punten kan al voldoende zijn. Het belangrijkste is dat het gekozen document werkbaar is als leidraad voor het bestuur van de vereniging. Door een interne analyse te maken van de vereniging is het makkelijker om het beleid ten aanzien van trainerswerving & behoud te bepalen.

1.5. Interne analyse

De interne analyse geeft meer inzage in de sterktes en de zwaktes van de gymvereniging.

1.5.a. Heeft de vereniging een duidelijk missie/visie en is er een algemeen en/of technisch beleidsplan?

Uit de praktijk blijft dat veel gymnastiekverenigingen geen duidelijke visie, missie en/of beleid hebben. Terwijl dit bestuursleden veel richting kan geven straks bij het werven en behouden van nieuwe turntrainers.

1.5.b. Is het trainersteam op de hoogte van het beleid en is het team betrokken geweest bij het opstellen van het technisch beleid?

Het is beter om trainers te betrekken bij het opstellen van het technisch beleid. Zo staan meer achter het beleid dan wanneer het bestuur dit zelf opgesteld heeft.

1.5.c. Is er een organogram opgesteld met de betreffende taakverantwoordelijken?

Voor nieuwe turntrainers is het prettig om in één overzicht te kunnen zien wie welke verantwoordelijkheden hij heeft bij de club.

1.6. Het bereik van de vereniging

Je zult je waarschijnlijk afvragen, wat heeft het bereik van de vereniging te maken met het vinden van trainers. Hoe groter het bereik van de vereniging hoe groter de kans is dat je via je achterban nieuwe trainers en/of assistenten kunt vinden. Met de volgende punten kun je in kaart brengen wat jullie (potentieel) bereik is.

1.6.a. Heeft de vereniging een website?

Er zijn maar weinig gymverenigingen die een goede website hebben die up-to-date is. Bij sommige websites is het lastig om de trainingstijden van de club te zien of om je als lid in te schrijven. Ook zien we zelfs verenigingen zonder website.

Als vereniging is het van essentieel belang dat je een (goede) website hebt. Een website zorgt ervoor dat je beter gevonden kunt worden door nieuwe potentiële trainers en assistenten. Daarnaast is de website één van de allereerste momenten dat potentiële trainers in aanraking komen met je vereniging. Je wilt dus direct een eerste goede indruk geven aan de bezoekers van je website.

1.6.b. Een professionele verenigingswebsite

Het hebben van een professionele website toont autoriteit en vertrouwen aan bezoekers. Vaak denken we hier als bestuurslid van de vereniging weinig over na. Tegenwoordig zijn er veel opties voor verenigingen om tegen een lage prijs, en redelijk gemakkelijk, een website op te zetten. Met Weebly kun je bijvoorbeeld gemakkelijk zelf een gratis website bouwen met beperkte features dat voor een basis website prima voldoet. Wil je wat meer features? Dan kun je tegen lage kosten een betaald pakken nemen. Het nadeel van gratis webbouwers zoals Weebly is dat ze over het algemeen minder goed vindbaar zijn op Google. Niet helemaal optimaal als je ook nieuwe leden wilt werven dus. De allerbeste resultaten voor websites hebben wij gezien met de Phoenixsite software. Het is een stuk duurder maar als je bereid bent om in professionaliteit en vindbaarheid te investeren is dat het zeker waard!

1.6.c. Hoeveel bezoekers heeft de website per maand?

Er zijn maar weinig clubs die dit weten. Je kunt Google Analytics goed gebruiken om precies te zien hoeveel bezoekers je website heeft en welke pagina`s goed bezocht worden. Dit is ook belangrijk wanneer je meer sponsoren wilt werven. De verenigingen die lid zijn bij Beter Turnen helpen wij stap voor stap hoe je Google Analytics gebruikt.

1.6.d Hoeveel bezoekers heeft de vereniging op Social Media en is het up to date?

Social Media platformen zoals Facebook en Instagram hebben een enorm bereik. Via de platformen kun je goed laten zien hoe leuk het is om als trainer actief te zijn bij jullie vereniging. Daarnaast is bijvoorbeeld Facebook erg geschikt om betaalde advertenties in te zetten om nieuwe trainers te werven. Juist doordat je heel goed kunt targetten op Facebook is het veel interessanter om hier budget aan te spenderen dan bijvoorbeeld een oproep in een krant.

1.6.e. Heeft de vereniging een (actieve) mailinglijst?

Met een mailinglijst kun je heel gemakkelijk de volledige achterban bereiken en betrekken bij de zoektocht naar trainers.

1.6.f. Gebruikt de vereniging een gemakkelijk (automatiseerbaar) mailsysteem?

Het is heel erg zonde dat de meeste bestuursleden nog zoveel handmatige taken uitvoeren. Tegenwoordig zijn er een hoop dingen die geautomatiseerd kunnen worden. Een mailsysteem kan helpen met het gemakkelijk verzenden naar een volledige lijst. Daarnaast is het mogelijk om automatische campagnes te draaien. Vaak heeft e-mailsoftware betere opties om automatiseringen aan te maken dan ledenadministratie software.

1.6.g. E-mailsoftware voor gymverenigingen

Het kan dus slim zijn om een e-mailsoftware te gebruiken naast de huidige ledenadministratie software. MailChimp heeft bijvoorbeeld een gratis versie dat prima werkt. Het sturen van geautomatiseerde berichten is helaas niet gratis met MailChimp. Zo kun je ook oud-leden en trainers die vertrokken zijn na een aantal maanden automatisch een bericht sturen. Het is voor een oud-lid of trainer heel leuk om gevraagd te worden hoe het met je gaat. Je kunt dan meteen vragen of iemand interesse heeft om les te komen geven. Het is ook belangrijk om te zorgen dat je altijd toestemming hebt om mensen te mogen mailen in verband met de AVG-wet.

1.7. Interne analyse; sterktes.

Het is als gymvereniging goed om de hoogte te zijn van de sterke punten van de vereniging. Dit geeft ook meteen meer motivatie om tijd te investeren in de groei van de vereniging.

• Waar is jullie vereniging het allersterkst in?
• Wat is het tweede punt waar jullie vereniging sterk in is?
• Wat is het derde punt waar jullie vereniging sterk in is?

1.8. Interne analyse; zwaktes.

Bedenk welke punten je zou kunnen verbeteren bij de vereniging:

• Wat is het grootste verbeterpunt voor de vereniging?
• Bedenk de tweede verbeterpunt voor de vereniging
• Wat is het derde verbeterpunt voor de vereniging?

2. Ambitie & doelstellingen

Na de interne analyse kun je kijken naar jullie ambitie en doelstellingen. Door een concrete ambitie te hebben en duidelijke doelen te stellen is de kans groter dat het lukt om nieuwe trainers te werven.

2.1. Het vaststellen van de ambitie

Wat is voor jullie vereniging de stip op de horizon? Wat zou voor jullie de ideale situatie zijn omtrent trainers & assistenten? Een stip op de horizon mag best uitdagend opgesteld worden en zelfs bijna onhaalbaar lijken.

 Praktijkvoorbeelden ambitie

– Onze stip op de horizon is dat we nooit meer hoeven te zoeken naar nieuwe trainers & assistenten omdat ze uit zichzelf bij ons aankloppen.
– Onze ambitie is dat er ieder turnseizoen meer trainers & assistenten bijkomen dan weg gaan bij de vereniging.

2.2. Het vaststellen van de doelen

Na het bepalen van de stip en de ambitie is het goed om terug te werken naar haalbare doelstellingen.

Denk na over de volgende doelstellingen:

• Wat is de doelstelling voor over 10 jaar?
• De doelstelling voor over 5 jaar?
• Doelstelling voor over 3 jaar?
• En over 1 jaar?

Praktijkvoorbeelden doelen

– Over 10 jaar is het aantal trainers en assistenten van de vereniging verdubbeld.
– Over 3 jaar is er een kaderfunctionaris die alle trainers & assistenten begeleidt.
– Aan het einde van het turnseizoen willen we minimaal één evaluatiegesprek hebben gehad met alle trainers & assistenten.

2.3. Subdoelstellingen

Om de bovenstaande hoofddoelstellingen te kunnen behalen moeten we de volgende subdoelstellingen, voor de korte termijn (max. één seizoen, vaststellen). Deze subdoelstellingen kun je het beste SMART formuleren: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden.

• Wat is doelstelling 1 voor dit turnseizoen?
• Bedenk de tweede doelstelling voor dit turnseizoen.
• Bedenk eventueel en derde doelstelling.

Praktijkvoorbeelden subdoelstellingen

– Komend turnseizoen is er één vast aanspreekpunt voor alle trainers & assistenten.
– Komend turnseizoen investeren we 5% van ons budget om nieuwe trainers te werven en bij te dragen aan het behouden van onze trainers & assistenten.

3. Randvoorwaarden

Het kijken naar de randvoorwaarden is een belangrijke stap om succesvol nieuwe trainers & assistenten te kunnen werven en te behouden. In deze stap worden de randvoorwaarden bepaald om dit op een effectieve manier te kunnen doen.

Inzet

Om effectief turntrainers te kunnen werven heb je voldoende inzet nodig van bestuursleden, vrijwilligers, verenigingsmanager en/of een kader(wervings)functionaris. Het is verstandig om met meerdere mensen van de vereniging bezig te zijn met het werven van trainers & assistenten. Het is veel motiverender om dit samen te doen. Zo kun je de taken verdelen, met elkaar sparren en het is nog gezellig ook.

 Denk na over de volgende vragen:

• Hebben we voldoende tijd om hieraan te werken? Ja/nee
• Zo niet, hoe kunnen we hier tijd voor creëren?
• Wie zijn de kartrekkers voor dit traject? Persoon 1:
• Wie zijn de kartrekkers voor dit traject? Persoon 2:
• Wie zijn de kartrekkers voor dit traject? Persoon 3:

3.1. Begeleiding: Bepaal of de huidige turntrainers & assistenten van de vereniging voldoende begeleid worden.

3.1.a. Hebben nieuwe trainers & assistenten een intakegesprek bij de vereniging?

Het prettige bij een intakegesprek is dat je meteen de verwachtingen duidelijk kunt maken aan de trainers. Dat scheelt miscommunicatie achteraf en voorkomt trainersverloop. Je kunt trainers namelijk niet later aanspreken op dingen die ze niet hebben gedaan wanneer je dit niet duidelijk hebt gecommuniceerd.

3.1.b. Hebben alle trainers & assistenten een vast aanspreekpunt?

Als nieuwe trainer is het heel vervelend om aan je lot over gelaten te worden. Zorg ervoor dat er een vast aanspreekpunt beschikbaar is.

3.1.c. Zijn de wensen en ambities van alle trainers & assistenten bij jullie bekend?

Trainers blijven langer bij de vereniging wanneer er wordt gevraagd naar de wensen en ambities van de trainer.

3.1.c. Is er een ervaren praktijkbegeleider beschikbaar die andere trainers wil begeleiden?

Begeleiding is één van de belangrijkste punten om trainers langer bij de vereniging te kunnen houden.

3.1.d. Houden jullie minimaal één keer per jaar voortgangsgesprekken met trainers & assistenten?

Er zijn maar weinig clubs die voortgang gesprekken houden met trainen. Best gek eigenlijk want trainers willen ook graag weten of ze het goed doen. Daarnaast hoeft dit niet een beoordelend gesprek te zijn. Het is als turntrainer natuurlijk ook leuk als het bestuur vraagt hoe het gaat en of de trainer nog ergens hulp bij nodig heeft.

3.2. Waardering:

3.2.a. Wordt er momenteel voldoende gedaan wordt om trainers & assistenten van de vereniging te waarderen?

Voorbeelden van waardering:

– Bijvoorbeeld een bedankje na een activiteit;
– Gratis training(en);
– Vrijwilligersuitjes;
– Voortgangsgesprek;
– Persoonlijke aandacht binnen de vereniging;
– Turntrainer van het jaar
– Een shirt of trainingspak (met eventueel club logo).

3.2.b. Worden trainers & assistenten ergens in het turnseizoen in het zonnetje gezet?

 Het is goed om over de volgende vragen na te denken:

• Ontvangen alle trainers & assistenten een klein bedankje aan het einde van het turnseizoen?
• Ontvangen alle trainers & assistenten ergens in het turnseizoen “zomaar” een kleinigheidje?
• Is er een seizoenafsluiting voor trainers & assistenten?
• Wordt er weleens tegen trainers & assistenten gezegd dat de vereniging blij is dat ze zich inzetten voor de vereniging?

3.3. Budget

Breng voor jezelf in kaart of er voldoende budget beschikbaar is om nieuwe trainers en assistenten te werven en/of te werken aan het behouden van trainers & assistenten. Budget is niet altijd noodzakelijk maar maakt de zoektocht wel een stuk makkelijker!

3.3.a. Is er dit turnseizoen (extra) budget beschikbaar om kader te werven en te behouden?

Heeft de vereniging budget beschikbaar om te investeren in kader.

3.3.b. Omdenkvraag: indien je een trainer zou kunnen kopen, hoeveel budget zou je daarvoor over hebben?

Vaak willen we geen geld investeren bij het zoeken naar trainers. Maar bedenk jezelf eens als je nu direct een trainer zou kunnen krijgen, hoeveel budget zou je daarvoor over hebben? Waarschijnlijk is het je toch veel waard om een nieuwe trainer te kunnen vinden.

3.3.c. Hoeveel (extra) budget kan dit turnseizoen beschikbaar gesteld worden?

Bedenk voor jezelf hoeveel budget je beschikbaar kunt stellen om te investeren in trainers.

3.3.d. Indien nee: zijn er opties om budget hiervoor te creëren?

Voor verenigingen zijn er heel veel mogelijkheden om extra inkomsten te generen. Dit hoeft ook niet alleen door sponsoren te zoeken maar kan ook op veel andere manieren. Beter Turnen helpt verenigingen die lid zijn bij Beter Turnen met het werven van extra inkomsten.

3.4. Faciliteren

Hoe lang turntrainers bij een vereniging blijven wordt vaak ook bepaald door de aangeboden faciliteiten (en voorwaarden) van de vereniging. Dit betekent niet dat je als vereniging per se een turnhal moet kunnen bieden aan de trainers. Maar wel dat je rekening houdt met de wensen van trainers.

3.4.a. Materialen

Voor turntrainers is het belangrijk om voldoende materiaal te hebben om hoge kwalitatieve lessen te kunnen verzorgen. Echter kunnen de wensen van de trainers erg divers zijn. Laat de trainers & assistenten een wensenlijst opstellen voor materiaal en laat ze hier een prioritering in aanbrengen. Zo krijgen trainers het gevoel dat er naar ze wordt geluisterd en draagt dit aanzienlijk bij aan trainersbehoud. Als er geen budget is voor extra materiaal, probeer dan samen met de trainer een plan op te stellen. Waarmee de wens gerealiseerd kan worden.

3.4.b. Wedstrijden

Bij veel verenigingen ben je als turntrainer verplicht om mee te gaan naar wedstrijden. Meestal krijgt de gemiddelde trainer hier geen of een minimale vergoeding voor. Het zou interessant zijn om eens voor jezelf te bedenken hoe het je het zou vinden als je door je eigen baas verplicht gesteld zou worden om op je vrije weekenddag extra uren te draaien. Waar je (meestal) ook nog een eind voor moet reizen. Veel trainers hebben zoveel passie voor de sport (en de sporters) dat ze met veel liefde naar de wedstrijden toegaan. Als bestuur is het belangrijk om ervan bewust te zijn dat een turntrainer veel energie steekt in het wedstrijdseizoen. Waardering en begrip is hierbij essentieel om trainers langer bij de vereniging te kunnen houden.

3.4.c. Evenementen

Naast de reguliere trainingen zijn er voor trainers vaak nog andere momenten gedurende het jaar waar de trainer extra energie in moeten steken.  En soms ook extra vrije dagen. Wees er bewust van dat dit een extra belasting is voor de trainer en probeer het aantal te beperken. Extra momenten zijn onder andere:

• Bijvoorbeeld diplomadagen
• Extra (vakantie)trainingen
• Extra kijklessen
• Voorstellingen/jubileums

4. Intern opleiden

Intern werven en opleiden is één van de meest effectieve methoden om op langere termijn voldoende turntrainers te krijgen. Verenigingen die dit succesvol doen krijgen op den duur een overschot aan trainers en hoeven (bijna) nooit meer extern op zoek te gaan naar technisch kader. Tevens komen de doelgroepen binnen de vereniging aan bod met de betreffende motieven om verbonden te worden aan de vereniging.

4.1. Turntrainers opleiden

Als vereniging is het verstandig om een opleidingsplan te hebben. Het maken van een opleidingsplan kan je daarnaast helpen om meer structuur aan te brengen in de opleidingsactiviteiten van de (potentiele) assistenten en turntrainers.

4.2. Bijscholingen

Turntrainers zijn meer gemotiveerd om zich bij te scholen wanneer de vereniging de trainers hierin stimuleert. Het bijscholen van trainers is niet alleen belangrijk om de kwaliteit van de lessen hoog te houden maar ook om de passie van trainers voor het lesgeven te blijven aanwakkeren. Dit draagt aanzienlijk bij aan trainersbehoud.

4.3. Financiële bijdrage

Het is daarom goed om als vereniging financieel bij te dragen aan bijscholingen. Als vereniging zijn er verschillende afspraken die je kunt maken met trainers:

• Als voorbeeld: 100% van de bijscholingen draagt de vereniging bij, met een max. van … scholingen per jaar;
• Vanuit de vereniging draagt 50% investering bij en de trainers draagt 50% bij;
• De vereniging draagt 100% bij in ruil voor een periode van … maanden waarin de trainer verplicht is om te blijven lesgeven.

Als vereniging is het ook verstandig om intern bij te scholen bij de vereniging. Tevens zorgt intern bijscholen voor meer binding tussen het kader en de vereniging.

Hier zijn alle scholingen van de KNGU te vinden: opleidingsagenda KNGU

Op deze pagina kun je alle scholingen van Beter Turnen vinden: Bijscholingen

Tegenwoordig is het ook mogelijk om turntrainers online bij te laten scholen. Beter Turnen is de enige aanbieder met online bijscholingen.

5. Actie!

Met deze tips ben je helemaal klaar om nieuwe assistenten en trainers te werven. Laat ons in de reacties weten welke punten jij gaat proberen toe te passen bij de vereniging.

Er zijn heel veel verschillende wervingsmethoden om trainers intern en extern te werven. Voor de verenigingen die Kickstart lid zijn bij Beter Turnen hebben we 30 methoden ontwikkeld om trainers te werven.

Meer ondersteuning

Wil je graag even sparren?Plan dan een vraag-en-antwoord sessie in met Beter Turnen zodat wij je op weg kunnen helpen met de vervolgstappen.

Daarnaast hebben wij andere tips en mogelijkheden om gymverenigingen te helpen bij het werven van turntrainers en assistenten op onze pagina voor gymverenigingen.